Elektrooniline arve

Siia lehele koondub üks paljudest sotsiaalsetest teemadest- elektrooniline arve ja muu mis sellega seondub...

Ajaloost

Elektroonse arve (edaspidi e-arve) minevik pärineb 1960. aastate teisest poolest, kus mitmed ettevõtted ja organisatsioonid kasutasid juba elektroonset andmeside tehnoloogiat (EDI - Eletronic data interchange). Põhiliseks indikaatoriks e-andmevahetussüsteemide kasutuselevõtmiseks oli ettevõtete soov vähendada kulutusi paberile ja kiirendada dokumentide vahetust.

EDI kontseptsiooni toimimise aluseks oli see, et kliendid ja hankijad leppisid omavahel kokku andmetavahetuse formaadis, mis võimaldas nii müügi- kui ostudokumentide automaatset käsitlust. Kogu süsteemi muutis kalliks asjaolu, et iga kliendi ja hankija jaoks tuli üles seada oma eraldiseisev süsteem, mis võimaldas kliendi ja hankija vahelist elektroonset andmevahetust.

EDI süsteemi peeti juba tollal üsna efektiivseks, kuid reaalelus andis see ikkagi efekti ettevõtetele, kelle poolt käsitletav müügidokumentide maht oli suur. Väiksema dokumendimahuga ettevõtted pidasid seda veel pikka aega ebefektiivesks ning juhtudel, kus dokumentide maht kliendi ja hankija vahel oli alla 50 ühiku aastas oli süsteemi töölerakendamine olulisemalt kallim kui nende käsitsi haldamine.

Võiks väita, et elektrooniliste arvete osas on tänapäev kui uus ajastu, aga pigem võime öelda, et see on lihtsalt EDI arengu loogiline jätk.

Järgnevaks tõsisemaks arengujärguks e-arve ajaloos võib pidada käesoleva sajandi algust, kus laienenud internet lõi uusi ja mugavaid lahendusi andmete vahetamiseks. Ettevõtted, kes otsisid uusi lahendusi vähendamaks paberite hulka dokumendimajanduses, avasid ukse uuele ajastule e-arvete ajaloos, mida võib kokkuvõtvalt kutsuda skaneerimise ja elektroonsete piltdokumentide ajastuks.

Antud süteem toimib ka hetkel üsna laialdaselt, kuid kui lähtuda e-arvete sügavamast ideest, on see siiski tupiktee. Nimelt ei saa pdf ja pildiformaate nimetada täieõiguslikeks elektroonseteks dokumentideks, kuna need ei ole info kättesaadavuse ja töötlemise mõistes masintöödeldavad. Iga mainitud dokument vajab alati saajapoolset lisatööd, alates dokumendi väljatrükkimisest kuni selle sisestamiseni infosüsteemi. Müüja poolt on see lihtne ja mugav, kuid ostja poolele ei andud see olulist kulude kokkuhoidu.

Antud süsteemi ebaefektiivsuse üheks suurimaks allikaks võib pidada ka tollal kehtinud seadusandlust, mis ei võrdsustanud antud elektroonset dokumenti paberdokumendiga. Hetkel on olukord seadusandluses paranenud, kuna paljud EL liikmesriikide valitsusstruktuurid on võtnud olulise juhtrolli e-arvete arendamises, võttes vastu vajalikud seadusemuudatused ja rakendades e-arve süsteeme riigi- ja kohaliku omavalitsuse süsteemides ning julgustades teisi sektoreid asjaga kaasa tulema. Näiteks põhjustas Taanis riigipoolne elektroonsete arvete nõue doomino efekti antud süsteemi arengus. Kuna riigiga tehingute tegemisel aktsepteeris riik ainult elektroonseid arveid, mis sundis suurt hulka ettevõtteid uuele süsteemile üle minema.

2007. aastal loodi Euroopa Komisioni juures ekspertgrupp, mille ülesandeks on luua e-arvete raamistik. Antud raamistik peaks looma ühtse mõistelise struktuuri ja standardid elektroonsete arvete jaoks kõigi EL riikide vahel. Näiteks ELi tasandil on tehtud vastavad regulatsioonid, antud välja selgemaid suuniseid laiendamaks e-arvete kasutajate hulka ning kõrvaldamaks seadusandlikud tõkked. Välja on antud direktiiv, kus on määratud selged nõuded ja standardid e-arvete andmete sisu ning ehtsuse nõuetele. Samuti on lihtsustatud erinevaid maksudirektiive eesmärgiga kohelda e-arveid võrdväärsena paberarvetega. Need uued algatused e-arvete standartiseerimisel on andnud e-arvetele globaalse haarde.

Plussid ja miinused

PLUSSID: Punkt 1. on vähendad käsitööd (ostuarve sisestust ei ole vaja enam saajapoole raamatupidamises teha- see loetakse e-arve.xml failist) Punkt 2. vähendada vigade arvu miinimumini ostuarve töötluses Punkt 3. Teine osapool ei saa väita et pole arvet saanud- see toimetatakse temani olenemata sellest kas osapool seda tahab või mitte...

MIINUSED: Raamatuppidamise sektoris väheneb töökäte arv trastiliselt.

Kuidas asi toimib

Elektroonilise dokumendi andmekandjaks võib olla suvaline fail (TXT,CSV,XML) või vastav SOAP-service, kuid kindlasti mitte pdf-fail milleks paljud võhikud arve pdf-vormingut peavad.

Faili korral on asjalood lihtsad- tuleb vaid fail tekitada ja see siis kuhugi üles laagida või edastada siis kas teisele/kolmandale osapoolele. Andmeedastusteenuse korral on asi kindlasti mugavam kuid teostamine keerulisem. Teenus peab olema integreeritud raamatupidamistarkvara koosseisu. Teenus tõlgendab teise (kolmanda) osapoole äriloogika ning seob selle oma süsteemi äriloogikaga. Sel juhul on andmete saatmine/saamine automatiseeritud ning kasutaja vaatevinklist on vaja teostada vaid nupuvajutus...kui sedagi.

Osapooled

Osapoolteks on ühelt müügiarve väljastaja, teiseltpoolt kindlasti arve saaja e. ostja. Üks osapool väljastab teisele mingis konkreetses formaadis faili e. e-arve mille teine pool oma infosüsteemi sisse loeb. Keerulisem kuid paindlikum on lahendus on see, kus on ka kolmas osapool ehk vahendaja kes vahendab erinevate osapoolte informatsiooni teisendades seda saajapoolele temale mõistetavas formaadis. Vahendaja võtab lõivu andmete liigutamise eest. Kolmanda osapoole osas on plussiks see et kui kaheosapoolevahelises suhtluses tuleks liidestada iga osapoolte paar eraldi, siis teenusepakkuja korral liitutakse nn pilvega.

Erinevad teenusepakkujad Eestis

• Itella Information AS on Eesti juhtiv informatsioonilogistika teenuseid pakkuv ettevõte, mis käsitleb aastas üle 25 miljoni arve. Teenuste hulka kuuluvad e-arved ja otsekorraldusteenused koostöös suurimate Eesti pankadega, arvete trükk, ümbrikustamine, dokumentide elektrooniline arhiveerimine ja muud massarveldusteks ning masspostituseks vajalikud teenused.

• Telema Telema on 2000. aastal loodud firma, mille põhitegevuseks on ettevõtete ostu- ja müügiprotsessidele IT-lahenduste pakkumine. 2009. aastaks on Telemal Eestis üle 500 kliendi ning alustatud on klientide teenindamisega Lätis ja Leedus.

• DVK e. Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse staatus Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus (edaspidi keskus) on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi ministeerium ) valitsemisalas tegutsev hallatav riigiasutus, mis osutab avalikke teenuseid ja täidab riiklikke ülesandeid riigi infosüsteemi arendamisel ja haldamisel.

• e-Arveksekus eArvekeskus on e-arvete operaator, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende poolt kasutatavad majandustarkvarad. eArvekeskus on e-arvete saatmise ning vastuvõtmise kanal kõigile ettevõtetele ja asutustele. eArvekeskus kuulub AS Eesti Post enamusosalusega tütarettevõttele Eesti E-arvete Keskus OÜ.

Tulevik

Elektrooniline arve – Tulevik Elektrooniline arvete süsteem on tänapäevaks mitmel pool maailmas olnud kasutusel juba pea 40 aastat. Võib arvata, et selle aja jooksul saab tehnoloogia pidevalt täiustamist ning lihvimist, et seda kõikjal kasutada ilma probleemideta. Esimeseks suureks komistuskiviks on hetkel erinevate standardite olemasolek. Kuna elektroonilised arved said alguse enne Interneti laiemat levikut, siis liikusid varasemalt arved hoopis teisi kanaleid pidi: andmed liikusid mööda telefoniliini (value-added network, ehk lühidalt, pakuti tasulist teenust firmadele: arve saatjal ning kättesaajal pidi olema vastav seade ning andmed liikusid läbi andmekeskuste, kus need vastu võeti ja automaatselt edasi saadeti) ning maksti saadetavate andmete eest, mis maksis kõvasti rohkem kui tänapäeval kasutatavad pakettandmeside meetodid. Tänapäeval levib enamus elektroonilistest arvetest üle interneti ning tasapisi hakkavad kaduma standardid, mis on ajast ja arust ning ei ühildu enam uute standarditega. Ilmselt on tulevikustandardiks XML formaadis elektroonilised arved, kuna XML andmetüübid on laialt vastuvõetud, omab suurt tuge laialt kasutajaskonnalt-kogukonnalt, ning need omadused viitavad kiirele tehnoloogilisele arengule. Lisaks enamus XML tööriistu on vabakasutusega ning avatud lähtekoodiga – seega on üks piire vähem. Ilmselt üks tulevikusuundi on ühtse standardi väljatöötamine. Elektrooniliste arvete laialdane levik viimasel ajal näitab seda, et selline viis arveid saata ja saada muutub tulevikus aina levinumaks. Kuid nagu me teame, et on olemas suured numbrid ning on olemas ka väikesed numbrid ning kuskil seal vahepeal on olemas ka statistika. Praegune statistika näitab seda, et täiesti elektrooniliselt liigub vaid murdosa arvetest. Täiesti elektrooniliselt liikuvaks arveks peetakse seda, kui arve liigub infosüsteemist infosüsteemi ning inimfaktor vahele ei sega. Tihtipeale aga väljastatakse arve kliendile kas PDF formaadis e-posti teel või prinditakse välja ning antakse edasi paberkandjal. Paljud ettevõtted kes tegelevad hetkel näiteks hulgimüügiga, kasutavad ka sellist moodust, et müügsüsteemist väljastatud arve prinditakse välja ning programm saadab arve ka elektroonilisel teel teisele osapoolele. Selle meetodi eeliseks on kaupa transportivatele autojuhtidele saatelehtede andmine, ning väiksemate poodide võimalus kontrollida kaubakogused kohe üle. Tihtipeale on tegu vanemate inimestega kes usaldavad paberit, mitte „mingit rida arvutimasinas“. Tuleviku koha pealt loodame, et kogu süsteem ikkagi hakkab toimima täiesti paberivabalt – kaubale järgi tulija saabub lattu ning sünkroniseerib enda tahvelarvuti või mõne sarnase elektroonilise seadme kaupmehe süsteemiga ning kõik temale mõeldud arved on tal seadmes olemas. Loomulikult võib see protsess toimuda ka üle mobiilse andmeside. Viimati kirjeldatud lahendus on tänapäeval tegelikult juba mõne üksiku lahenduse juures juba kasutusel aga tegu on üsna kalli ja spetsiifilise süsteemiga. Seega tuleviku jaoks on meil Eestis vaja luua vastav infrastruktuur ning seda laialdaselt tutvustada. Eeskujuks võiks võtta näiteks Soome, kus elektroonilised arved on olnud kasutusel juba üle 10 aasta ning teenusepakkujad on välja töötanud toimiva infrastruktuuri erinevate ettevõtete arveldussüsteemide ühendamiseks. Tulevikus liigub kindlasti aina rohkem ja rohkem arvetest elektroonilisel kujul, sest pikapeale inimesed jõuavad arusaamale, et paber arvete kuhjamine riiulitesse ja mappide vahele on jäänuk ajaloost ning pikas perspektiivis suudetakse ehk ka paberarve täielikult välja suretada ning lõpetada paberi raiskamine. Idea: Kaotada kassatsekid – kassas saab klient valida, kas soovib tsekki või elektroonilist arvet (või kumbagi neist) makstes pangakaardiga ilmub elektrooniline kassatsekk neile internetipanka või kasutades kliendikaarti saadetakse elektrooniline kassatsekk määratud aadressile / mobiilsele seadmele (mingi noobel lahendus).

Presentatsioon: http://dl.dropbox.com/u/20486576/Elektrooniline_arve.ppt